שירותי מזכירות
אחת הסוגיות המטרידות כל בעל עסק היא סוגיית הניהול השוטף של המשרד. עד לפני כשני עשורים, הפעילות המשרדית היתה מורכבת והיו בעלי תפקידים שונים במשרד. עם בעלי התפקידים כאמור נמנו מנהלי חשבונות, פקידות, טלפניות ומזכירות אישיות של מנהלי מחלקות ובכלל. ההתקדמות הטכנולוגית אפשרה לצמצם את עלויות התפעול באמצעות איחוד תפקידים.
כיום פקיד יכול להיות גם טלפן, ומנהלת חשבונות יכולה להיות גם מזכירה. ואולם ההתקדמות הטכנולוגית גרמה לא רק לצמצום מספר בעלי התפקידים, אלא הביאה לכך שבעלי עסקים רבים מעדיפים כיום לקבל שירותי מזכירות איכותיים חיצוניים. מה כוללים למעשה שירותי המזכירות כאמור? כיצד כל הצדדים מפיקים תועלת מהמצב החדש? אילו בעלי עסקים עשויים להנות במיוחד מהמצב הזה? להלן כל התשובות.
כן, מתאים לי שירותי מזכירות חיצוניים!
התקשרו עכשיו – 072-3977-155 📞
מהם שירותי מזכירות מרחוק ומה הם כוללים
בכל עסק יצרני, או כזה העוסק במכירות או בתחומים אחרים, המזכירות או הפקידות הן הממונות על הניהול היום יומי של העסק מבחינה משרדית. בעסק יצרני, אנשי מקצוע אמונים על הפעילות היצרנית ואנשי המכירות על המכירות. בעסקים אחרים יש בעלי תפקידים ספציפיים הממונים על הפעילות העסקית השוטפת. בשני המקרים, המזכירות אמורות לתת תשובות ללקוחות פוטנציאליים ולבצע פעולות משרדיות שגרתיות. עם הפעולות הללו ניתן למנות מענה לטלפונים של לקוחות, תיאום פגישות, קבלה והעברה של הודעות, גביית כספים ועוד. ואולם בעלי עסקים השוכרים שירותי מזכירות מרחוק עשויים להנות משירות ברמה גבוהה תוך הפחתת הצורך לדאוג למשרד, מחשבים ואפילו לחסוך את הצורך במשרד בכלל.
מי הנהנים העיקריים מקבלת שירותי מזכירות מרחוק
למעשה, כל סוגי העסקים יכולים להנות מהשירותים הללו. עסקים גדולים חוסכים ממון רב ומגדילים למעשה את הרווחים. בעל עסקים קטנים חוסכים בהוצאות, מה שעבורם הוא עניין של חיים ומוות. החיסכון מתבצע באופן הבא:
- הפחתת שעות העבודה של המזכירה: האפשרות לקבל שיחה לטלפון הנייד מייתרת למעשה את הצורך במזכירה לקבלת הודעות. הדבר משמעותי בעיקר בעסקים קטנים, שבהם בעל העסק הוא דם איש המכירות. בעל העסק מקבל את השיחה ישירות אליו, בשעות שבהן הוא לא מעוניין לקבל שיחות, הוא יכול להפנות אותן לחברה המעניקה שירותי מזכירות מרחוק אשר יענו לשיחות וישמרו עבורו הודעות.
- לא צריך משרד: בעסקים שעניינם מכירות, ניהול אתרים או מקצועות חופשיים, הצורך במשרד, עם כל העלויות הנלוות שלו, הופך למיותר הלכה למעשה.
- העברת פעילות ספציפית למיקור חוץ: בעלי עסקים גדולים יכולים להעביר מחלקות שלמות למיקור חוץ. כך למשל העבירו רשתות בתי מלון את מחלקות ההזמנות שלהם למיקור חוץ, ובכך הם חוסכים מאות אלפי שקלים בכל שנה.
אם יש לך עסק ויש לך עניין בקבלת שירותי משרד ומזכירות מרחוק זה בדיוק המקום המתאים, הנכון והטוב ביותר עבורך. כדאי ליצור קשר כעת והמומחים של עוזרת אישית יסייעו לך ויהפכו את העסק שלך ליעיל ורווחי.
התקשרו עכשיו – 072-3977-155 📞
מה כוללים שירותי מזכירות חיצוניים
כאשר מדברים על שירותי מזכירות מדברים למעשה על כלל השירותים שהמזכירה המיתולוגית העניקה לעסק. עם השירותים הללו ניתן למנות כדלקמן:
- מענה טלפוני: מענה טלפוני לפונים לעסק, בירורים על העסק ומסירת מידע כללי.
- תיאום פגישות: שירותי מזכירות עשויים לכלול גם טיפול ביומן הפגישות של בעל העסק או של פונקציונרים אחרים בצורה יעילה ואיכותית.
- טיפול בניירת: כיוון שחלק גדול מהעבודה שדרשה בעבר ניירת מרובה מתבצעת ביום באמצעות מחשבים, שירותי מזכירות עשויים לכלול הנפקת מסמכים, חשבוניות, קבלות וכיוצא באלה מסמכים המהווים את לב הפעילות העסקית. כל מה שנדרש הוא חיבור למסד הנתונים של העסק.
הנהנים העיקריים מקבלת שירותי מזכירות חיצוניים הם כמובן בעלי עסקים קטנים. במונחים של עלות מול תועלת. המצב החדש חוסך מהם הוצאות מרובות, תוך שמירה על רמת שירות זהה לזאת שהיו יכולים לקבל מהמזכירה שישבה פיזית בעסק.
איך כל הצדדים מפיקים תועלת עם מזכירה מרחוק
שורות לעיל הסברנו כיצד שירותי מזכירות חיצוניים מסייעים לעסק. אבל מי נותן אותם בעצם?
התשובה היא ששירותי המזכירות ניתנים על ידי חברות, המעסיקות את המזכירים והמזכירות בהתאמה לצרכים. בגלל שעסקים רבים מקבלים רק כמה טלפונים ביום, החברה יכולה להעסיק אדם אחד שייתן שירות לכמה עסקים, תוך גביית דמי שירות מכל בעל עסק באופן נפרד, על פי מפתח שנקבע מראש בין הצדדים.
בעל העסק חוסך פקידה, ומי שמעניק שירותי מזכירות מרוויח מהעובדה שהוא משרת כמה עסקים במקביל, באמצעות אדם אחד בלבד. באופן הזה, מספר מצומצם של עובדים עשוי להיות מסוגל להעניק שירותי מזכירות למספר גדול של עסקים, כשכל עסק משלם על פי סוג השירות ומידת האינטנסיביות של הפעילות העסקית.
מי שנהנים במיוחד מהמצב החדש הם כאמור עסקים קטנים ובינוניים. בנוסף, עסקים בתחילת הדרך, שעדיין אינם מסוגלים לשלם שכר מלא למזכיר או מזכירה, יכולים לקבל שירותי משרד תוך שהם משלמים סכום זעום ביחס למה שהיו משלמים אם היו מחזיקים מזכירה בעצמם. המומחים של עוזרת אישית מסייעים לבעלי עסקים באמצעות מתן שירותי מזכירות איכותיים במחירים אטרקטיביים.
שאלות נפוצות על שירותי מזכירות מהבית
מה היתרונות עם מזכירות חיצוניים?
אין צורך במזכירה צמודה, אין צורך במשרד, אין צורך בתשלומים מיותרים.
מי צריך שירותי מזכירות?
כל בן אדם / עסק / משרד שצריך עזרה עם ניהול העסק, בלי לשלם מידי הרבה כסף מיותר.
התקשרו עכשיו – 072-3977-155 📞