שירותי משרד
כל בעל עסק מכיר את עומס המשימות. ככל שהזמן עובר והעסק גדל כך גם המשימות גדלות ולא פעם הן גורמות להסחת דעת ומונעות את התפתחות העסק. המשימות שנראות קטנות יכולות להיות חזרה ללקוחות, גביית כספים, הגשת דו״חות ואפילו משימות אישיות כמו קביעת תור לרופא. נכון, הן חשובות מאד, אך לבעלי העסק יש משאב מוגבל הנקרא ״זמן״ ועליהם לנצל אותו בחוכמה.
כאן בדיוק נכנסים שירותי משרד לתמונה. עסקים אשר לא רוצים או לא יכולים להעסיק עוד בעל מקצוע במשרד, יכולים ליהנות משירות מקצועי במיקור חוץ. השירות כולל משימות שונות הקשורות בניהול העסק כולל ארגון המטלות השונות, הפקת דו״חות, ארגון היומן, שירותי גבייה ונוספים. כל זאת כדי לאפשר לבעל העסק להתמקד במשימות הגדולות והמשמעותיות, במסגרת הזמן הנדרש ובלי שהעסק יפנה מקום פיזי וינהל יחסי עובד-מעסיק.
כן, מתאים לי שירותי משרד!
הפקת חשבוניות עם דוחות
ניהול מלא של היומן
מענה וטיפול בשיחות
מעקב על עלויות
טיפול ברואה החשבון
עזרה גם בלוז האישי
עמידה מול ספקים
שירותי גביה
למרות השינויים המשמעותיים שהתחוללו בעשורים האחרונים, ויחד עם הקפיצה הטכנולוגית הנחשונית שהתרחשה, עדיין הדברים שסובבים את המשרד הם לב ליבו של כל עסק. יחד עם זאת, אותם שינויים שתוארו לעיל שינו באופן משמעותי את הדרך שבה מנוהל המשרד העסקי ונצרכים שירותי המשרד. אחד המשמעותיים ביותר שבהם טמון באפשרות לשכור שירותי משרד מרחוק. שירותים מהסוג הזה עשויים לסייע לבעלי העסק לשמור על ניהול תקין שלו מצד אחד, תוך חיסכון ניכר בעלויות מצד שני.
מדובר בעיקר בעלויות השכר של עובדי המשרד, שמוחלפים כיום על ידי חברות וגופים המעניקים שירותים מרוחקים. מהן הפונקציות המשרדיות ששום עסק לא יכול להתנהל בלעדיהן? מהם בעצם שירותי משרד ואיך ניתן לקבל אותם? איך בוחרים את הספק או הגוף שיעניק את השירות? בשורות הבאות נרחיב את היריעה בנושא שעשוי לשחק דווקא לידיהם של עסקים קטנים, או כאלה שנמצאים בתחילת הדרך.
שירותי משרד במיקור חוץ – בדיוק מה שהעסק צריך
שירותי משרד נותנים את המענה האולטימטיבי לכל המשימות האדמיניסטרטיביות בעסק. הן מאפשרות לך לפעול בצורה יעילה ביומיום וכל זאת בראש שקט. למעשה מדובר בעוזרת אישית, שעובדת בדיוק על המשימות החשובות, בזמן ובהיקף שנוח לך. אלו חלק מהדוגמאות של מה ששירותי המשרד יכולים לעשות למענך:
- ניהול יומנים ופגישות – היום ישנה טכנולוגיה שיכולה לעזור לך לייעל את היומן והמשימות אבל מישהו צריך להיות עם אצבע על הדופק, לבדוק שלוח הזמנים שלך באמת מסודר, שהוא מתאים לצרכים וליכולות שלך והכי חשוב, שלא תפספס שום דבר. בדיוק לשם כך אנחנו כאן.
- מענה טלפוני מקצועי – יכול להיות שהשיחה הבאה עומדת להיות חשובה ויכול להיות שהשיחה היא רק לבדיקה ראשונית לצורך קביעת פגישה. אתה לא צריך להיות זמין כל הזמן אלא צריך לוודא שהזמן שלך מנוצל בצורה יעילה ושהמענה הטלפוני מקצועי ומשאיר רושם מעולה על הלקוחות.
- שירותי גביה – אם אתה מרגיש שאתה לא מצליח לגבות את הכספים המגיעים לך, אתה לא לבד ובו זמנית חשוב שתדע שזה לא מה שצריך להפריע להתפתחות העסקית. שירותי משרד מטפלים בצורה מקצועית ומסודרת בתשלומים ומבטיחים שהעסק יוכל לשמור על תזרים מזומנים חיובי.
- הפקת דו״חות ומסמכים – ארגון וניהול הדו״חות החשבונאיים ומסמכי הנהלת החשבונות, כולל הפקת חשבוניות ומעקב אחר התשלומים. חשוב שתהיה לך אפשרות לראות את התמונה העסקית המלאה בכל רגע נתון ובדיוק לשם כך יעזרו לך שירותי המשרד ויעזרו לך להפיק כל מסמך בכל רגע שתצטרך.
- ניהול ושימור לקוחות – הלקוחות של העסק רוצים לדעת שרואים אותם, שהם מקבלים תשומת לב ומדי פעם כדאי לבדוק מה שלומם. כמובן, הכול תלוי בהתאם לאופי העסק ולאופי המכירות וגם כאן שירותי משרד יכולים לעזור על ידי חזרה ללקוחות, הפקת הצעות מחיר, מעקב עם יצירת קשר יזום וניהול מאגרי מידע.
- טיפול במשימות אישיות – לצד המשימות העסקיות בטוח שישנן משימות קטנות מחיי היום יום שמעסיקות אותך. שירותי המשרד יכולים לתת מענה גם לאותן משימות שתופסות מזמנך היקר ובתוך כך קביעת תור עם טכנאי בבית ואפילו הזמנת מתנת יומולדת.
שירותי משרד שמתאימים לעסקים קטנים ובינוניים, חברות גדולות ויזמים
שירותי משרד נותנים מענה לצרכים שונים של העסק והם יכולים להתאים לצרכים שונים. באופן כללי, בחברות וארגונים גדולים, בהם יש מזכירות וכוח אדם גדול, השירות יוכל לעזור אך הוא יהיה כהשלמה לפעילות הקיימת. לעומת זאת במקרה של עסקים קטנים, חברות בינוניות ועבור יזמים, השירות יכול להיות משמעותית ולהיות משמעותית להצלחה.
בעלי עסקים קטנים ובינוניים
אם יש לך עסק אתה בטוח מבין את הצורך בשירותי המשרד. אתה צריך לעשות אינספור משימות בכוחות עצמך ולא תמיד יש לך זמן לעמוד בהן. לא רק שאתה לא יכול לבצע את כל המשימות שמסביבה אלא שההתעסקות בהן לא משאירה לך זמן להתמקד בפיתוח העסקי.
שירותי משרד מעניקים לך את הגיבוי האדמיניסטרטיבי הנדרש לך וכל זאת בלי להתחייב ליחסי עבודה ארוכי טווח, לכמות שעות, בגמישות רבה ובלי צורך בתקופת הכשרה שתקשה עליך. אתה יכול להמשיך להתעסק בפיתוח העסק, לפתח את הקשרים עם הלקוחות, למכור ולפתח את האסטרטגיה העסקית ולתת למזכירה לבצע את כל הפעולות החשובות במקצועיות וליהנות מחיסכון בזמן ומשאבים.
חברות גדולות
לפעמים נדמה שכל חברה מגיעה עם הון עתק וצוות גדול של אנשים כשבפועל אין רחוק מכך. רוב החברות קטנות או בינוניות וכשהן נמצאות בשלבי הצמיחה הראשונית, הן זקוקות לשירותי משרד בגמישות מרבית. שירותי משרד תומכים בפעילות העסקית ויכולים להיות ממוקדים בתחילה ולהתרחב על פי הצורך.
השירותים השונים מאפשרים לחברה להתפתח כשהם עוזרים לשמור על סדר, ארגון ונותנים מענה מהיר ומקצועי לצרכים המשתנים. במיוחד בחברות בצמיחה, שהזמן הוא הדבר היקר ביותר שלהן, שירות במיקור חוץ הופך להיות למשמעותי. בצורה זו החברה לא צריכה לבצע חפיפה ותהליך קליטה שבפני עצמו יכול לגזול זמן ולמרות זאת לקבל את המענה המקצועי ולדעת שהן מקבלות ונותנות מענה מקצועי.
יזמים ואנשי מקצוע עצמאיים
ישנם שלל יזמים ואנשי מקצוע עצמאיים אשר רוצים לנהל את הפעילות שלהם בצורה יעילה ועדיין לא רוצים להעסיק באופן ישיר מזכירה. שירותי משרד נותנים מענה יעיל לכל הצרכים של אותם אנשים כשאלו יכולים להיות עורכי דין, יועצים פיננסיים, יועצי משכנתאות ורבים נוספים.
שירותי משרד יכולים לספק את הפתרונות הנדרשים בצורה מושלמת. הם יכולים לעזור להוציא הצעות מחיר, לעזור לבצע מעקב אחר לקוחות פוטנציאליים, להזכיר לבצע משימות שונות, לנהל את היומן תוך יצירת איזון בין כל המשימות היומיומיות השונות. השירות יכול לכלול ניהול יומנים, מענה טלפוני, שירות גבייה, הפקת דו״חות וכל מה שנדרש ליזמים ואנשי מקצוע כדי שיוכלו להתמקד בעבודה המקצועית שלהם.
כן, מתאים לי שירותי משרד!
כל היתרונות של שירותי משרד מרחוק
אם יש לך שאלות בנוגע לצורך בשירותי המשרד וכיצד אלו יוכלו לתרום גם לך ולעסק שלך, כדאי שתסתכל על היתרונות הרבים שאתה הולך ליהנות מהם:
- חיסכון בזמן – שירותי משרד מאפשרים לעסק להעביר את כל המשימות השוטפות לצוות מיומן כך שהעסק יכול להתמקד בפיתוח העסקי, ניהול פרויקטים, יצירת קשרים עסקיים ותכנון אסטרטגיית צמיחה.
- שיפור הארגון – כשתהליכי העבודה מסודרים ויעילים, כל ארגון, בכל גודל, הופך להיות יעיל יותר. כשהיומן מסודר, אפשר לראות את הדו״חות בכל רגע ויש תהליכי עבודה ברורים, הארגון עובד בצורה טובה.
- גמישות – השירות ניתן בהתאמה מלאה לצרכי העסק ובגמישות רבה בתקופות עמוסות אפשר להגביר את שעות העבודה ולהפחית אותה בתקופות רגועות וכל זאת בלי התחייבות ארוכת טווח.
- חיסכון בעלויות – כל עסק צריך לחשוב על העלויות ושירותי משרד נותנים תמורה גדולה תוך חיסכון בעלויות בכל הקשור לעלויות מעסיק.
למה כדאי לעסקים לעשות שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ?
עד לא מכבר, הנוהג הנפוץ היה שכל עסק מעסיק את האנשים האמונים על מתן השירותים האדמיניסטרטיביים. אולם בשנים האחרונות חלו שינויים משמעותיים. מרבית השינויים הללו הם תוצאה של קדמה טכנולוגית, המאפשרת לנהל את שירותי האדמיניסטרציה מרחוק. כתוצאה, אין עוד צורך להחזיק את נותני השירות בעסק עצמו והם יכולים לעשות את העבודה שלהם מכל מקום. חברות שונות הבינו את הפוטנציאל, והן מציעות כיום שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ לחברות ועסקים. למעשה, בעל העסק איננו מעסיק את האדמיניסטרטורים, כפי שהיה נהוג בעבר, אלא שוכר שירותי אדמיניסטרציה בלבד. על פי הקונספט הזה אפשר לצרוך שירותי אדמיניסטרציה רק בשעות הערב, ורק חלק מהשירותים בלבד. למשל – מענה טלפונים ומנגד ביצוע שיחות מעקב או שיחות מכירה.
אחד היתרונות המשמעותיים ביותר של שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ, טמון באפקטיביות שלהם מצד אחד ובעלויות הנמוכות שלהם מצד שני. כיום אפשר להעסיק עובדים המעניקים שירותי אדמיניסטרציה מהבית. התמורה לשירות איננה נמדדת על פי מספר השעות, עלא על פי אמות מידה אחרות. למשל – מכירות, או לחילופין מספר החשבוניות שהוקלדו או כל דרך אחרת אשר משקפת הלכה למעשה את העבודה שבוצעה.
אם יש לך עניין בקבלת שירותי אדמיניסטרציה מרחוק זה בהחלט המקום הנכון עבורך. כדאי ליצור קשר כבר כעת והמומחים שלנו יחזרו אליך להמשך התהליך.
המלצות
כן, מתאים לי שירותי משרד!
מהן הפונקציות ששום עסק לא יכול להתנהל בלעדיהן
ניהול של כל עסק כרוך בביצוע של פעולות שונות, שכל אחת מהן מסייעת לבעלי העסק להפיק ממנו את המיטב. חלק משמעותי מהפעולות הללו מבוצע על ידי הפקידים והעובדים המשרדיים של העסק. שירותי משרד לעסקים כוללים, או עשויים לכלול את המרכיבים הבאים:
- מענה טלפוני: המענה הטלפוני ללקוחות פוטנציאליים או קיימים, ומצד שני גם לספקים, הוא בעל חשיבות עליונה. מענה איכותי עשוי לגרום ללקוחות חדשים לצרוך את השירותים או המוצרים של העסק. מענה כזה גם משמר לקוחות קיימים, ועשוי אף להגביר את האינטראקציה שלהם עם העסק.
- ניהול חשבונות: חלק ניכר מהעסקים שוכר את שירותיו של משרד ניהול חשבון או משרד רואי חשבון. יחד עם זאת, יש חשיבות עצמוה למעקב אחרי הכספים הנכנסים לעסק והיוצאים ממנו. את המעקב הזה מבצעים, בדרך כלל, עובדי המשרד. זאת בין אם הם מעניקים שירותי משרד מהבית ובין אם הם נמצאים בפועל במשרדי העסק.
- ניהול יומנים: גם כאן יש חשיבות עצמוה לניהול נכון, בעיקר כאשר מדובר בניהול יומנים של המנהלים הבכירים או של אנשי המכירות בעסק.
בשורות לעיל הוזכרו שלוש פעולות משרדיות משמעותיות. פונקציות נוספות של המשרד עשויות להיות ניהול העובדים, קשר עם לקוחות פוטנציאליים וספקי שירות משניים לעסק ועוד.
אני בטוחה שחלקכם שואלים: למה לא לשכור מזכיר או מזכירה במשרה מלאה? אדם שאני יכול לסמוך עליו שינהל את כל הפרטים החשובים והקריטיים לניהול משרד. זה נכון, אך לשירותי ניהול משרד יש יתרונות נוספים שאין לעובד קבוע.
קודם כל, מקצועיות היא אכן דבר חשוב מאוד בניהול משרד. במקרה של שירותי ניהול משרד מרחוק, אתם מקבלים אנשים מקצועיים בכל תחום שתבחרו: עבודה מול ספקים, ניהול כספים, אדמיניסטרציה, שירות לקוחות או דיגיטל. כל אלה בידיים טובות, כך שתוכלו להיות רגועים שהמשרד שלהם מנוהל כמו שצריך.
שנית, שליטה גם על המחיר וגם על היקף השירות. אתם לא חייבים לשלם למזכיר או מזכירה במשרה מלאה שכר קבוע, לא משנה מה היקף הפעילות שלהם. אתם מחליטים איזה שירותים אתם צריכים לפי הצרכים שלכם, בהתאם להיקף הפעילות. העסק גדל? נהדר, אפשר להרחיב את השירותים. העסק נקלע לקשיים, חס וחלילה? היקף השירותים ניתן לצמצום. צריכים לנהל עכשיו שירות לקוחות? להפיק דוחות?
לבסוף, בואו נודה: להעסיק עובדים זה עניין לא פשוט ודי יקר לכל עסק. עובדים צריכים לקבל משכורת ותנאים סוציאליים. צריך לנהל אותם, לאשר להם את שעות העבודה, לשחרר אותם מוקדם וכד'. בשירותי ניהול משרד, יש מי שעושה את כל זה בשבילכם באופן מקצועי, בתמורה, אתם מקבלים מזכיר או מזכירה מקצועיים ואיכותיים. בלי כל הכאב ראש.
שירותי משרד מחיר - מה העלות העדכנית לשנת 2025?
לפני שנתחיל לדבר על המחיר, חשוב לדעת שטווח המחירים משתנה בהתאם לכמות שעות שלוקחים וכמובן תלוי עבודה.
הטווח הממוצע למחיר שירותי משרד ומזכירות נע בין 40 ל- 400 ש"ח לשעה! שזה משתנה בהתאם לחבילות השונות שבעל העסק צריך, בשביל מזכירה שתטפל בכל מה שהעסק צריך בשביל ראש שקט לבעל העסק.
שירותי משרד במיקור חוץ ניתנים לעסקים קטנים וגדולים. הם פותרים את הבעיה הגדולה ביותר של בעלי העסקים, הזמן המצומצם שלהם. ולוקחים מבעל העסק את המשימות שמעכבות אותו כך שהוא יוכל להתמקד בצמיחה וגדילה של העסק.
השירותים ניתנים במיקור חוץ – כך שבעל העסק משלם רק עבור העבודה שבוצעה. ולכן שירותי משרד במיקור חוץ מעולים לעסקים רבים ממגוון תחומים, ומביאים תוצאות מעולות.
השירותים שלנו מרחוק כוללים בתוכם הרבה מאוד משימות חשובות שכל עסק נאלץ להתמודד איתם. לא מדובר רק בניהול המשימות השוטפות של המשרד ושל בעל העסק ובשירותי אדמיניסטרציה. מדובר במעטפת שכוללת גם את תחום ניהול ושימור הלקוחות, וגם במתן שירותים פיננסיים, כמו שירותי גבייה, הפקת דוחות, ניהול הוצאות והכנסות והנהלת חשבונות. לעסקים שונים יש צרכים שונים, ואיתן מגיעות משימות ושירותים ייחודיים, שניתן להתאים במיוחד אליהם.
בשורה התחתונה, כל עסק ירוויח רבות משירותי משרד מרחוק. כאשר לא צריך להתמודד עם משימות תפעוליות, אדמיניסטרטיביות וביורוקרטיות, ואתם בטוחים שמי שאמון על הנושא עושה עבודה טובה ואיכותית, אפשר להתפנות לעסוק בצמיחה ובשגשוג של החברה.
הכירו את הצוות
רונה-לי אברהם
רונה לי היא עוזרת אישית כבר מעל 10 שנים, יש לה 2 תארים וחתול קטנטן וחמודדדדדד.
זמירה דליות
זמירה ניהלה במהלך השנים האחרונות עשרות משרדים מה שהביא לה ניסיון רב עם מגוון סוגי עסקים.
מלכה ציון
מלכה עלתה אלינו מארצות הברית והיא דוברת אנגלית שפת אם ועוד 5 שפות. היא בהחלט יכולה להתאים לעסק שלך!
כן, מתאים לי שירותי משרד!
העסקים שיכולים הכי להרוויח עם שירותי משרד ומזכירות
כל עסק, קטן וגדול, אשר רוצה לעשות סדר במשרד ולהתמקד בדברים שיובילו אותו לצמיחה, יכול להיעזר בשירותי משרד. בסופו של דבר התפקיד שלנו הוא לקחת ממך את המשימות המעיקות יותר, אלו שגורמות לך לבזבז זמן יקר, במקום להתמקד בעבודה עצמה.
אנחנו מספקים שירותי משרד למגוון רחב של עסקים וחברות. מעסקים דיגיטליים אשר פועלים כמעט רק באינטרנט ועד לעסקים פיזיים יצרניים אשר זקוקים לסדר וארגון. המשותף לכולם הוא קבלת השירות הטוב ביותר בלי להתחייב לעבודה קבועה, גמישות מלאה והתחייבות לתשלום רק עבור השירות שניתן.
העולם התקדם כל כך ועסקים חייבים לדעת שהם יכולים לקבל יותר (ואפילו הרבה יותר) בפחות התחייבויות. מיקור חוץ אומר שאין צורך להעסיק עובד שיישב במשרד. אין צורך לפנות מקום בעסק לעוד אדם ואין צורך לבצע תשלומים נוספים ובהם: פנסיה, ביטוח לאומי, ימי חופשה ואחרים.
ב״עוזרת אישית״ אנחנו דואגות לעסק שלך בלי להיות פיזית בתוך העסק. יחד נגדיר את הצורך שלך, נבחר עבורך את אשת המקצוע שתוכל לתת לך את השירות הטוב ביותר במשרד (בלי להיות במשרד כמובן), נדווח לך איזו עבודה בוצעה ומתי בצורה הכי שקופה שאפשר, נפקח ונדאג שהעבודה תתבצע על הצד הטוב ביותר ולכל אורך הדרך נשמור על המידע שלך במערכת אבטחה קפדנית עם הניהול משרד שלנו.
חלק מהיתרונות העיקריים של שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ
חיסכון בכוח אדם: ההוצאות בגין כוח אדם מהוות, עבור מרבית העסקים, הוצאה משמעותית ביותר. בעסקים גדולים ובינוניים, ההוצאות הללו משפיעות באופן בולט על הרווחיות. בעסקים קטנים ההוצאה בגין כוח אדם עלולה לפגוע ביכולת של העסק להתקיים ומחייבת את הבעלים שלו להשקיע מאמצים ניכרים רק על מנת להיות מסוגלים לשלם משכורות. המעבר לשירותי משרד במיקור חוץ חוסך עשרות אלפי שקלים בתשלומי משכורות בכל חודש, כסף שיכול להיות מושקע בהרחבת הפעילות העסקית. המדובר לא רק במשכורות, אלא גם בחיסכון בהוצאות עקיפות כגון משרד, ציוד משרדי, מחשבים ועמדות עבודה.
גמישות: בעל העסק יכול לקבוע מתי השיחות יעברו לחברה המעניקה שירותי משרד במיקור חוץ ומתי הן תגענה אליו או לאנשים הרלבנטיים באופן ישיר. באופן הזה אפשר לצמצם הוצאות במידה ניכרת ולוודא שהלקוחות הפוטנציאלים יקבלו מענה גם מחוץ לשעות הפעילות הקבועות של העסק.
בעשורים האחרונים התחוללה, כאמור לעיל, התקדמות טכנולוגית משמעותית. אחת התוצאות הבלתי צפויות של הקדמה הטכנולוגית היא ניתוק הקשר הפיזי בין העסק לבין שירותי משרד ומזכירות אשר הוא צורך. מצד אחד, אין עדיין תחליף לשירותי המשרד השונים. מצד שני, הצורך שנותני השירות ישהו ויפעלו בקרבת העסק פחת, בעיקר לאור האפשרות לייצר תקשורת פתוחה בין המשרד לעובד. כתוצאה, האפשרות לקבל ולהעניק שירותי מזכירה מהבית הפכה לריאלית וחלק משמעותי מהעסקים אכן עושה שימוש באפשרות הזאת.
אבל השלב הבא באבולוציה של שירותי המשרד, הוא ניתוק הקשר בין שירותי המשרד לבין נותני השירות. המשמעות היא שנותני השירות אינם חייבים להיות עובדי העסק ולהיות מועסקים בו במשרה מלאה. במבנה העסקי הזה, העסק צורך את השירות ולא את שעות העבודה של נותן השירות. כך העסק לא מחזיק פקיד, אלא צורך שירותי פקידות. אין לעסק טלפנית, אלא שירות מענה טלפוני. שירותי המשרד ניתנים על ידי חברות שנערכו במיוחד לצורך הזה, והן אמונות על אספקת שירותי משרד שונים על פי דרישה, ועל פי הצורך והתזמון הרצויים לבעל העסק.
ניהול המשרד דורש יכולות רבות שמצריכות מולטיטקינג: שירותיות ויחסי אנוש, הבנה כלכלית ובירוקרטית, ראייה מערכתית תוך ירידה לפרטים הקטנים ביותר. בשירותי משרד מרחוק, אתם יכולים להיות בטוחים שתקבלו את האנשים הטובים ביותר שינהלו את המשרד שלכם. כאלה שיתקתקו את העבודה, יטפלו בבעיה עוד כשעולה הצורך מיידית, שיהיה להם אכפת. כאלה שתוכל לסמוך עליהם בלי לחשוב פעמיים. שתדע שכל מה שאתה אומר מתבצע מיידית, בלי לשכוח או לגרור. הן משקיעות את האנרגיה בניהול השוטף היומיומי ובטרדות היומיום ואתה יכול להתפנות לפתח את העסק.
כן, מתאים לי שירותי משרד!
איך בוחרים שירותי ניהול משרד
התהליכים המתוארים לעיל של מעבר מהעסקה ישירה של עובדים לקבלת שירותים מרחוק, הביאו למצב שבו חברות וגופים עסקיים שונים מציעים שירותי משרד במיקור חוץ. עם השירותים כאמור ניתן למנות שירותי מזכירה במיקור חוץ או שירותי הנהלת חשבונות. בנוסף, אפשר לקבל מענה טלפוני, ניהול יומנים ושירות הודעות. זאת, כמובן, בהתאם לטווחי הזמנים שדרושים לבעל העסק. כך למשל בעל בעסק יכול לענות לטלפונים כשהוא בשעות העבודה, ומניח את המענה הטלפוני המקוון לשעות שאחרי העבודה.
תזמון וניהול נכון של שירותי המשרד החיצוניים עשוי לחסוך ממון רב, בנוסף על ההימנעות מהצורך להתעסק בענייניהם של עובדי המשרד, עם כל הגחמות שלהם. אם יש לך עניין לבדוק את הפוטנציאל לקבלת שירותי משרד חיצוניים, זה בהחלט המקום הנכון עבורך. כדאי ליצר קשר כבר כעת והמומחים שלנו יחזרו אליך במהרה.
איך מתחילים את התהליך? באמצעות היכרות עם העסק, האופן שבו הוא מתנהל והצרכים שלו. בשלב הראשון, נפגשים ומאפיינים את העסק באופן מסודר. מבינים מה העסק צריך, ואיזה שירותים ניתן להציע, כדי לנהל את המשרד בצורה היעילה ביותר. לאחר מכן, מתאימים מנהל או מנהלת משרד מקצועיים ומוכשרים. הכול מתנהל בצורה שקופה לחלוטין מול העסק, שיודע בדיוק מה אותו עובד עושה, כמה הוא עובד ועל מה. כך ניתן להיות רגועים שהעסק בידיים טובות ומקצועיות.
שירותי מזכירות מרחוק
אחת הסוגיות המטרידות כל בעל עסק היא סוגיית הניהול השוטף של המשרד. עד לפני כשני עשורים, הפעילות המשרדית היתה מורכבת והיו בעלי תפקידים שונים במשרד. עם בעלי התפקידים כאמור נמנו מנהלי חשבונות, פקידות, טלפניות ומזכירות אישיות של מנהלי מחלקות ובכלל. ההתקדמות הטכנולוגית אפשרה לצמצם את עלויות התפעול באמצעות איחוד תפקידים.
כיום פקיד יכול להיות גם טלפן, ומנהלת חשבונות יכולה להיות גם מזכירה. ואולם ההתקדמות הטכנולוגית גרמה לא רק לצמצום מספר בעלי התפקידים, אלא הביאה לכך שבעלי עסקים רבים מעדיפים כיום לקבל שירותי מזכירות איכותיים חיצוניים. מה כוללים למעשה שירותי המזכירות כאמור? כיצד כל הצדדים מפיקים תועלת מהמצב החדש? אילו בעלי עסקים עשויים להנות במיוחד מהמצב הזה? להלן כל התשובות.
התקשרו עכשיו – 072-3977-155 📞
מהם שירותי מזכירות מרחוק ומה הם כוללים
בכל עסק יצרני, או כזה העוסק במכירות או בתחומים אחרים, המזכירות או הפקידות הן הממונות על הניהול היום יומי של העסק מבחינה משרדית. בעסק יצרני, אנשי מקצוע אמונים על הפעילות היצרנית ואנשי המכירות על המכירות. בעסקים אחרים יש בעלי תפקידים ספציפיים הממונים על הפעילות העסקית השוטפת. בשני המקרים, המזכירות אמורות לתת תשובות ללקוחות פוטנציאליים ולבצע פעולות משרדיות שגרתיות. עם הפעולות הללו ניתן למנות מענה לטלפונים של לקוחות, תיאום פגישות, קבלה והעברה של הודעות, גביית כספים ועוד. ואולם בעלי עסקים השוכרים שירותי מזכירות מרחוק עשויים להנות משירות ברמה גבוהה תוך הפחתת הצורך לדאוג למשרד, מחשבים ואפילו לחסוך את הצורך במשרד בכלל.
מי הנהנים העיקריים מקבלת שירותי מזכירות מרחוק
למעשה, כל סוגי העסקים יכולים להנות מהשירותים הללו. עסקים גדולים חוסכים ממון רב ומגדילים למעשה את הרווחים. בעל עסקים קטנים חוסכים בהוצאות, מה שעבורם הוא עניין של חיים ומוות. החיסכון מתבצע באופן הבא:
- הפחתת שעות העבודה של המזכירה: האפשרות לקבל שיחה לטלפון הנייד מייתרת למעשה את הצורך במזכירה לקבלת הודעות. הדבר משמעותי בעיקר בעסקים קטנים, שבהם בעל העסק הוא דם איש המכירות. בעל העסק מקבל את השיחה ישירות אליו, בשעות שבהן הוא לא מעוניין לקבל שיחות, הוא יכול להפנות אותן לחברה המעניקה שירותי מזכירות מרחוק אשר יענו לשיחות וישמרו עבורו הודעות.
- לא צריך משרד: בעסקים שעניינם מכירות, ניהול אתרים או מקצועות חופשיים, הצורך במשרד, עם כל העלויות הנלוות שלו, הופך למיותר הלכה למעשה.
- העברת פעילות ספציפית למיקור חוץ: בעלי עסקים גדולים יכולים להעביר מחלקות שלמות למיקור חוץ. כך למשל העבירו רשתות בתי מלון את מחלקות ההזמנות שלהם למיקור חוץ, ובכך הם חוסכים מאות אלפי שקלים בכל שנה.
אם יש לך עסק ויש לך עניין בקבלת שירותי משרד ומזכירות מרחוק זה בדיוק המקום המתאים, הנכון והטוב ביותר עבורך. כדאי ליצור קשר כעת והמומחים של עוזרת אישית יסייעו לך ויהפכו את העסק שלך ליעיל ורווחי.
התקשרו עכשיו – 072-3977-155 📞
מה כוללים שירותי מזכירות חיצוניים
כאשר מדברים על שירותי מזכירות מדברים למעשה על כלל השירותים שהמזכירה המיתולוגית העניקה לעסק. עם השירותים הללו ניתן למנות כדלקמן:
- מענה טלפוני: מענה טלפוני לפונים לעסק, בירורים על העסק ומסירת מידע כללי.
- תיאום פגישות: שירותי מזכירות עשויים לכלול גם טיפול ביומן הפגישות של בעל העסק או של פונקציונרים אחרים בצורה יעילה ואיכותית.
- טיפול בניירת: כיוון שחלק גדול מהעבודה שדרשה בעבר ניירת מרובה מתבצעת ביום באמצעות מחשבים, שירותי מזכירות עשויים לכלול הנפקת מסמכים, חשבוניות, קבלות וכיוצא באלה מסמכים המהווים את לב הפעילות העסקית. כל מה שנדרש הוא חיבור למסד הנתונים של העסק.
הנהנים העיקריים מקבלת שירותי מזכירות חיצוניים הם כמובן בעלי עסקים קטנים. במונחים של עלות מול תועלת. המצב החדש חוסך מהם הוצאות מרובות, תוך שמירה על רמת שירות זהה לזאת שהיו יכולים לקבל מהמזכירה שישבה פיזית בעסק.
איך כל הצדדים מפיקים תועלת עם מזכירה מרחוק
שורות לעיל הסברנו כיצד שירותי מזכירות חיצוניים מסייעים לעסק. אבל מי נותן אותם בעצם?
התשובה היא ששירותי המזכירות ניתנים על ידי חברות, המעסיקות את המזכירים והמזכירות בהתאמה לצרכים. בגלל שעסקים רבים מקבלים רק כמה טלפונים ביום, החברה יכולה להעסיק אדם אחד שייתן שירות לכמה עסקים, תוך גביית דמי שירות מכל בעל עסק באופן נפרד, על פי מפתח שנקבע מראש בין הצדדים.
בעל העסק חוסך פקידה, ומי שמעניק שירותי מזכירות מרוויח מהעובדה שהוא משרת כמה עסקים במקביל, באמצעות אדם אחד בלבד. באופן הזה, מספר מצומצם של עובדים עשוי להיות מסוגל להעניק שירותי מזכירות למספר גדול של עסקים, כשכל עסק משלם על פי סוג השירות ומידת האינטנסיביות של הפעילות העסקית.
מי שנהנים במיוחד מהמצב החדש הם כאמור עסקים קטנים ובינוניים. בנוסף, עסקים בתחילת הדרך, שעדיין אינם מסוגלים לשלם שכר מלא למזכיר או מזכירה, יכולים לקבל שירותי משרד תוך שהם משלמים סכום זעום ביחס למה שהיו משלמים אם היו מחזיקים מזכירה בעצמם. המומחים של עוזרת אישית מסייעים לבעלי עסקים באמצעות מתן שירותי מזכירות איכותיים במחירים אטרקטיביים.
שאלות נפוצות על שירותי מזכירות מהבית
מה היתרונות עם מזכירות חיצוניים?
אין צורך במזכירה צמודה, אין צורך במשרד, אין צורך בתשלומים מיותרים.
מי צריך שירותי מזכירות?
כל בן אדם / עסק / משרד שצריך עזרה עם ניהול העסק, בלי לשלם מידי הרבה כסף מיותר.
התקשרו עכשיו – 072-3977-155 📞