מזכירה מקצועית היא הרבה יותר ממי שעונה לטלפון ומתאמת פגישות. בארגונים, משרדי עורכי דין, מרפאות וחברות מכל הגדלים, המזכירה הבכירה היא בפועל עמוד השדרה התפעולי, מי שמנהלת את הלו"ז של ההנהלה, מתאמת בין מחלקות, מטפלת בתכתובות רגישות ולעיתים אחראית גם על היבטים פיננסיים ואדמיניסטרטיביים משמעותיים.
הביקוש למזכירות מקצועיות ומיומנות רק גדל בשנים האחרונות. ארגונים מבינים שתפקיד המזכירה הבכירה משפיע ישירות על היעילות התפעולית שלהם, ולכן הם מחפשים מועמדות עם הכשרה מסודרת לא רק ניסיון כללי במשרד. הכשרה כזו כוללת בין היתר ניהול יומן ולוחות זמנים מורכבים, כתיבה עסקית, שימוש מקצועי בתוכנות אופיס, נהלי מזכירות משפטית (עבור מי שמתמחה בתחום), וכישורי תקשורת בין-אישית ברמה גבוהה.
אחד היתרונות הבולטים של מסלול הקריירה הזה הוא הנגישות שלו. בניגוד למקצועות רבים בשוק הנדל"ן וההערכות שדורשים תארים אקדמיים ותקופות התמחות ארוכות, קורס מזכירות בכירה יכול להכשיר מתחילות תוך זמן קצר יחסית להשתלבות בשוק העבודה – מה שהופך אותו לאופציה אטרקטיבית גם למי ששוקלת הסבה מקצועית וגם למי שרק נכנסת לשוק העבודה.
יש גם התמחויות ספציפיות בתוך התחום עצמו, מזכירות בכירה בסביבה עסקית כללית, לעומת מזכירות משפטית שדורשת הכרות עם מונחים משפטיים, נהלי בתי משפט ותהליכי עבודה מול עורכי דין. הבחירה בין המסלולים תלויה בעיקר בסוג הסביבה התעסוקתית שמעניינת את המועמדת.
מי ששוקלת להיכנס לתחום כדאי שתבדוק את תוכן ההכשרה בקפידה – לא כל קורס מזכירות מעניק כלים מעשיים אמיתיים לעבודה בשטח, ולכן הבדיקה הזו יכולה לחסוך זמן וכסף בטווח הארוך.
מבחינת שכר ותנאים, מזכירה בכירה עם ניסיון וניהול יומן ברמת הנהלה בכירה יכולה להשתכר משמעותית מעל השכר הממוצע במשק, ובוודאי מעל שכר תפקידי מזכירות זוטרים לפי מדריך שכר מזכירות בכירה בישראל. הביקוש גבוה במיוחד במגזרים כמו הייטק, רפואה ומשפטים, שבהם המזכירה הבכירה נדרשת גם להבין את השפה המקצועית של הארגון וגם לנהל תיאום מורכב בין גורמים רבים במקביל. ככל שהמועמדת מגיעה עם הכשרה פורמלית ולא רק ניסיון אקראי, כך גדל הסיכוי שלה להתקבל לתפקידים המבוקשים והמשתלמים ביותר בתחום.
מעבר לכישורים הבין-אישיים, מעסיקים מצפים היום גם לשליטה בכלים דיגיטליים שהפכו לחלק בלתי נפרד מהתפקיד, ניהול יומן דיגיטלי משותף, מערכות לניהול משימות וצוותים, כתיבת מסמכים ומצגות ברמה מקצועית, ולעיתים גם היכרות בסיסית עם מערכות CRM או תוכנות חשבונאיות. מזכירה שמגיעה עם ידע מעשי בכלים האלה, ולא רק עם היכרות תיאורטית, נתפסת כמועמדת בשלה יותר לתפקיד ומתחילה לעבוד ביעילות כבר מהיום הראשון.
הכתבה בשיתוף מכללת אפיק, הפועלת בתחום ההכשרות המקצועיות כבר מעל 20 שנה, עם למעלה מ-35,000 בוגרים שלמדו בה עד היום.