ניהול הזמן הוא אחד מהמשאבים החשובים ביותר של כל עסק, בכל תחום מקצועי ובכל גודל ומשפיע באופן ישיר על רווחיות העסק.
כל בעל עסק מתמודד עם משימות רבות, עם מספר פרויקטים המתנהלים במקביל ועם הצורך לקבל החלטות מהירות בזמן קצר.
אחת מהאפשרויות המומלצות לניהול זמן יעיל היא העסקת מזכירה מרחוק, שתפקידה יהיה ביצוע מטלות ניהוליות ותפעוליות. חלוקת תפקידים זו תאפשר לבעל העסק להשקיע בפיתוח העסק ובניהולו באופן מיטבי.
המאמר בשיתוף חברת הייעוץ העסקי פרונטיס (לאתר frontis.co.il)
מהי המשמעות של ניהול זמן נכון בעסקים?
ניהול זמן נכון הינה היכולת של העסק לארגן ולתכנן את ביצוע המשימות בצורה יעילה ובזמן הנכון.
הוא חיוני להצלחת העסק בשל הסיבות הבאות:
– כשניהול הזמן הינו מתוכנן ומאורגן כראוי ניתן לעבוד באופן מאורגן, יעיל וממוקד על המשימות.
– המשימות מתבצעות לפי תכנון של סדרי עדיפויות ודחיפות ומחולקות בין בעלי התפקידים. כך ניתן בקלות רבה יותר לעמוד בלוחות זמנים שנקבעו.
– תהליך ביצוע התהליכים וקבלת ההחלטות מתייעל ומשתפר, נמנעים לחצים ומתחים ותפוקת העסק גדלה.
– ניהול זמן נכון קשור גם לאיכות השירות ללקוחות העסק וביכולת לעמוד בזמני תגובה מהירים ללקוחות. התנהלות זו משדרת אמינות ומחויבות ללקוחות.
– ניהול זמן נכון מאפשר למנהלים ולעובדים להפחית עומסים לא רצויים, להתנהל בצורה רגועה ומחושבת ולאזן באופן יעיל יותר בין העבודה לחיים האישיים.
– קיים קשר ישיר בין ניהול זמן נכון לבין הפחתת תחושת השחיקה מהעבודה, שמירה על רמת מוטיבציה גבוהה ותפקוד מיטבי לאורך זמן.
מהי מזכירה מרחוק?
מזכירה מרחוק מספקת שירותים אדמיניסטרטיביים, ניהוליים וארגוניים עבור העסק, אך ממקום אחר שאינו העסק עצמו.
לכן היא נקראת – מזכירה מרחוק.
מהם יתרונות העבודה עם מזכירה מרחוק?
מתמחה בתחום האדמיניסטרציה וניהול המשרד
מזכירה מרחוק הינה אשת מקצוע בכל הקשור לעבודה אדמיניסטרטיבית וניהול משרד, מה שמבטיח ביצוע מקצועי ויעיל של משימות העסק.
העסקת המזכירה מרחוק מאפשרת את חלוקת העבודה בינה לבין בעל העסק. היא מפחיתה ממנו את עומס המשימות וכך כל אחד מהם מתמקד בתחום מקצועו. שיתוף הפעולה הזה תורם מאד להתנהלות יעילה ומקצועית של העסק, משפר את ביצועיו ומגדיל את תפוקתו.
שימוש בטכנולוגיות מתקדמות
המזכירה מרחוק עושה שימוש בכלים טכנולוגיים מתקדמים שמייעלים את העבודה ומסייעים לה לתת לבעל העסק עדכונים שוטפים בזמן אמת, לתאם פגישות און-ליין ולנהל משימות באמצעות תוכנות מיוחדות לניהול זמן.
בעזרת הכלים הטכנולוגיים המתקדמים הללו יכולה המזכירה מרחוק להפיק דוחות תקופתיים, לרכז נתונים ולעדכן את בעל העסק באופן שוטף על מצב העסק. בצורה זו של מעקב שוטף וביצוע תהליכים אדמיניסטרטיביים ממחושבים ניתן לעקוב באופן שוטף אחרי ביצועי העסק, הכנסותיו והוצאותיו וכן להגיב באופן מהיר במידה ויש צורך לבצע שינויים כלשהם.
גמישות בשעות ובמקום העבודה
בעל העסק יכול לקבל שירותי אדמיניסטרציה מותאמים אישית בהתאם לכמות השעות שהוא צריך מבחינת ימים וזמנים.
בקבלת שירותי מזכירה מרחוק אין כל מגבלה גיאוגרפית והמזכירה גם אינה תופסת מקום בעסק מבחינה פיסית.
טיפול יעיל בשירות הלקוחות
אחד מתפקידי המזכירה מרחוק הוא טיפול מהיר וזמין בפניות לקוחות. הענקת שירות אמין ומהיר ללקוחות תורם רבות לחיזוק הקשר איתם ולשימורם כלקוחות נאמנים של העסק.
חיסכון בעלויות
בעל העסק אינו צריך לשכור משרד, ציוד משרדי וכדו' ויכול להפנות את המשאבים הכספיים האלו לכיוון אחר בעסק.
העסקת המזכירה מרחוק מורידה משימות מבעל העסק
הזמן מנוהל באופן יעיל וממוקד, כשהמזכירה מרחוק עוסקת בניהול המשימות השוטפות והאדמיניסטרטיביות של העסק ובעל העסק פנוי לעסוק במשימות ניהוליות, כגון: פיתוח עסקי, משא ומתן עם ספקים, מחקר ופיתוח, חידוש מוצרים וכדו'.
מציאת איזון בין העבודה לחיים האישיים
כשהעסק מנוהל בצורה מיטבית יכול בעל העסק לאזן טוב יותר בין העבודה לחייו האישיים, דבר התורם רבות לרווחתו האישית.
טיפים למיקסום היעילות בעבודה עם מזכירה מרחוק
הצבת יעדים וקביעת לוחות זמנים
מומלץ שבעל העסק יגדיר עם המזכירה את לוחות הזמנים ואת היעדים עבור כל משימה. התנהלות זו מאפשרת מעקב רציף אחר ביצוע המשימות ומונעת עיכובים.
קביעת ישיבות צוות תקופתיות
מומלץ לקבוע ישיבות צוות תקופתיות בין המזכירה מרחוק לבעל העסק, שבהן יוכלו להתעדכן זה על עבודתו של זו בהתקדמות או בעיכובים, בצורך בביצוע שינויים כלשהם במידה ונתקלו בבעיות או בקשיים, בהגדרת משימות חדשות וקביעת זמנים לביצוען וכדו'.
תקשורת שקופה ופתוחה זו מייעלת את העבודה בעסק ומאפשרת לפתור בעיות בזמן אמת ולקבל החלטות מושכלות.
לא לוותר על שימוש במערכות טכנולוגיות מתקדמות
מערכות טכנולוגיות של ניהול זמן ואוטומציה הינן הכרחיות לביצוע עבודה מהירה, מדויקת ומקצועית. טכנולוגיות אלו מפנות זמן לביצוע משימות אסטרטגיות בעסק ולפיתוח תהליכים לקידום העסק.
מערכת ניהול מידע ממוחשבת תורמת רבות לארגון ולתיעוד מסודר של מסמכי העסק והמידע המקצועי, מאפשרת מעקב אחרי כל פרויקט בכל רגע נתון, יכולה לזהות עיכובים או כשלים ולטפל בהם במהירות.
לסיכום,
ניהול זמן הוא אחד מהמשאבים החשובים של העסק שיש לנהל אותו באופן יעיל, כדי לשמור על צמיחת העסק.
היעזרות במזכירה מרחוק לניהול התחום האדמיניסטרטיבי של העסק מציע יתרונות רבים, כמו: גמישות, חלוקת עבודה נכונה בין בעל העסק למזכירה, חיסכון בעלויות, שיפור זרימת המידע ויצירת נוהלי עבודה יעילים.
העסקת מזכירה מרחוק וניצול הכלים הטכנולוגיים לניהול הזמן משתלמת בטווח המיידי והארוך לכל עסק.